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Sharp : une offre personnalisée pour chaque avocat et chaque notaire

mardi 4 décembre 2012

De manière quotidienne, les avocats et les notaires sont amenés à manipuler d’importants volumes de documents pour la rédaction et la duplication de leurs dossiers clients. Ces dossiers clients se composent d’une multitude de pièces, de différentes origines (électronique ou papier), de différentes natures (originaux ou copie) et de différentes typologies (documents noir & blanc ou couleur), qu’il faut pouvoir collecter, assembler, stocker et communiquer rapidement et efficacement. Face à cette multitude de documents et à des contextes légaux imposant depuis peu la mise en place de procédures d’échanges dématérialisées, les méthodes de travail des avocats et des notaires font désormais massivement appel aux technologies numériques et à la dématérialisation des documents.

Première étape de ce processus, la numérisation des différentes pièces constituant les dossiers clients est donc devenue une étape critique de la gestion documentaire des notaires et des avocats. Cependant, la seule numérisation des documents ne suffit pas à combler leurs besoins et attentes. En effet, les avocats et les notaires souhaitent pouvoir communiquer et partager rapidement leurs documents par voie électronique, sous le bon format et la bonne taille de fichier. Ils désirent également archiver les documents numérisés correctement et directement au bon endroit, soit dans les dossiers partagés sur leur réseau, soit dans leur outil de gestion. Enfin, leurs collaborateurs peuvent être aménés à retoucher les documents numérisés.

Dans cette optique, Sharp propose une offre de solutions de gestion documentaire dédiée aux avocats et aux notaires complète, afin de répondre spécifiquement à leurs attentes, dans le respect de leurs contextes légaux respectifs (compression de fichiers numérisés, types de formats de fichiers…etc.). Des connecteurs métiers compatibles avec les principaux logiciels de gestion du marché permettent d’apporter une réponse adaptée et personnalisée à chaque avocat et chaque notaire. Chacun de ces connecteurs métiers est basé sur l’utilisation de la technologie Sharp OSA, qui permet aux systèmes multifonctions Sharp de s’interfacer directement avec les logiciels de gestion des avocats (Lamy Cicéron, Lamy Héliaste, Lamy Clior et Secib Expert) et des notaires (GenApi JuriWin et GenApi iNot).

Cette intégration permet aux notaires et aux avocats d’accéder très facilement à leurs logiciels de gestion quotidiens, directement depuis le panneau de commandes des systèmes multifonctions Sharp. L’objectif premier de ces connecteurs métiers réside donc dans la simplification considérable du processus de dématérialisation des documents. De ce fait, ils offrent, entre autres, des fonctions de recherche de dossiers clients par nom ou par numéro. Ils permettent de numériser et classer un nouveau document directement dans un dossier client présent dans l’outil de gestion du notaire ou de l’avocat et préalablement sélectionné à partir du panneau de commandes du système multifonction Sharp.

Les connecteurs métiers Sharp offrent également la possibilité d’obtenir un aperçu de la 1ère page du document numérisé avant de l’archiver. Ils donnent accès à de nombreuses options de numérisation (numérisation couleur ou noir & blanc, numérisation recto verso ou recto simple, résolution, taille du document avec niveau de compression, choix du format de fichier) ainsi qu’à des options de traitement du document (suppression des pages blanches, des trous de perforation… etc.), moyennant un logiciel de traitement d’image tiers.

SQ 250-300

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