Alain Afflelou dématérialise les contrats juridiques de ses magasins franchisés dans la GED Novaxel

mercredi 22 février 2012

La GED Novaxel est en production dans le service juridique du groupe Alain Afflelou depuis septembre 2011. S’il est bien trop tôt pour témoigner sur un retour d’expérience, il est néanmoins intéressant d’aborder les raisons de cette acquisition au travers du témoignage de Benjamin Guérin, chef de projet informatique chez Alain Afflelou et de cerner les enjeux actuels que doit affronter le groupe dans la poursuite de son développement en direction de son parc de magasins franchisés.

« C’est à la suite du déménagement d’une partie du siège du groupe que nous avons décidé de renforcer la partie de notre système informatique allouée au service juridique avec un outil GED, en complément de notre outil Mynos Crm, développé par la société Ordirope. Une grande partie des fichiers conservés sont relatifs aux contrats des magasins franchisés et nous voulions renforcer sensiblement l’architecture clients en créant un lien dynamique entre les deux outils, » explique Benjamin Guérin. « Dans cet ordre d’idée, l’offre de Novaxel nous a semblé en parfaite adéquation avec nos besoins et surtout avec notre vision à moyen terme, par sa simplicité de prise en main. L’usage pour l’heure est uniquement l’archivage. »

« Le premier bénéfice évident c’est d’avoir un accès beaucoup plus confortable et rapide aux archives qui, il y a peu encore, s’entassaient dans de grosses armoires. Par ailleurs, le classement automatique des contrats saisis, avec création du répertoire idoine et l’enregistrement simplifié des données, apporte un vrai « plus » qui permet de dire qu’aujourd’hui l’essentiel des documents sont dématérialisés. Seules les factures adressées aux franchisés sont encore en deux versions, papier et numérique. Pour les cinq postes concernés, la GED, couplée avec l’outil de CRM, est un apport non négligeable. »

« Nous avons mis en place un système d’évaluation qui nous permet de mesurer la bonne intégration de l’outil GED dans le service juridique, qui nous sert de base pour un élargissement des accès et de l’usage à d’autres départements de la société. Nous voulons fonctionner par étapes, l’objectif est d’apporter à nos magasins partenaires des services CRM et GED conjoints qui leur soient bien évidemment utiles et nous permettent d’homogénéiser les procédures d’un magasin à un autre pour que tout le monde y gagne. Nous serons heureux de tirer davantage de retour d’expérience sur notre usage de NOVAXEL d’ici l’automne 2012, mais nous sommes déjà séduits et confiants, » conclut Benjamin Guérin.

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